¶ Ejecuta el asistente inicial para configurar y activar tu instancia
Este asistente te ayuda a completar la "información base" necesaria para comenzar a utilizar tu instancia, es importante establecer que aunque el asistente no captura todos los parámetros, posteriormente podrás completar todos estos valores necesarios para operar óptimamente la plataforma.
¶ Configuraciones base y configuraciones dinámicas
La plataforma está divida en dos grandes bloques de configuración:
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Configuración base (estática), este bloque comúnmente establece los valores de las configuraciones que representan la menor cantidad de cambios por cada ciclo. A menos que la organización tenga nuevos colegios, niveles, grados, planteles, turnos o servicios, al establecer los parámetros iniciales, estos se utilizarán en el resto de la operación.
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Configuración dinámica (por cada ciclo escolar), este bloque establece los valores que representa la mayor cantidad de cambios necesarios para cada ciclo a ejecutar.
¶ Este es el orden sugerido para configurar tu instancia
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Establece las configuraciones base
a. Completa los datos de tu colegio o genera más colegios en caso de ser necesario. (ver, ¿Cuándo necesito más colegios?).
b. Completa los niveles/secciones.
c. Completa los planteles. (ver, ¿Qué es un plantel en la plataforma?).
d. Completa los turnos. (ver, ¿Qué es un turno en la plataforma?).
e. Completa las aulas en los planteles (ver, ¿En dónde se utilizan las aulas?).
f. Completa los servicios a cobrar en tu colegio. -
Establece las configuraciones dinámicas
a. Configura los datos del ciclo o crea nuevos ciclos en caso de ser necesario.
b. Establece las configuraciones ciclo y crea los grupos escolares que se imparten en el ciclo.
c. Agregar uno o más usuarios estableciendo los roles y accesos a los grados, planteles y turnos.
d. Configura los programas de pago a los que serán asociados los alumnos al ser inscritos.
e. Configura los datos para el control escolar: Docentes, Asignaturas, Registro de calificaciones y Correlación de calificaciones (en caso de ser necesario).
¶ Una vez configurada tu instancia, los posibles siguientes pasos...
- Registrar nuevos alumnos e inscribirlos, completar su información (datos generales, archivos, tutores, domicilio, datos de facturación, etc.).
- Completar el registro de usuarios para docentes y asignarlos a sus correspondientes cuentas.
- Revisar el calendario escolar, cargar los calendarios oficiales y verificar que todos los eventos que pueden afectar la creación de las clases estén configurados correctamente (comúnmente los días inhábiles).
- Asociar alumnos a los grupos escolares.
- Asociar docentes a las asignaturas/materias y grupos que van a impartir.
- Establecer los horarios de clases para los grupos escolares, esto genera automáticamente las clases en función del calendario escolar y los días inhábiles configurados.
¶ En la operación común diaria...
- Registrar pagos sobre los servicios configurados para los alumnos.
- Enviar comunicados a nivel del colegio, nivel/sección, grado o grupo.
- Registrar nuevos eventos en el calendario escolar.
- Registrar asistencia por cada clase (docentes).
- Registrar tareas para los alumnos (docentes).
- Calificar tareas de los alumnos (docentes).
- Registrar calificaciones para los alumnos por cada asignatura (docentes).
- Realizar cierres de parciales y publicar calificaciones (coordinadores escolares).
¶ Conociendo la interface de usuario
A continuación se muestra un diagrama de los principales commponentes de la interface de usuario.
¶ Menú principal
El menú principal, está conformado de dos secciones
- Secciones principales, estas secciones dependen de los roles a los que fue asignado el usuario, el rol tiene establecido los permisos dentro de la plataforma.
- Filtros, establece en que nivel/sección, plantel y turno está parado el usuario, el listado de estos valores depende de las configuraciones ciclo establecidas y los privilegios habilitados al usuario, si el usuario quiere cambiar alguno de estos valores, deberá seleccionar los filtros deseados.
¶ Preguntas frecuentes al configurar la instancia
¶ ¿Cuándo necesito más colegios?
La plataforma permite que una organización (ente agrupador de más alto nivel) pueda tener uno o varios colegios, comúnmente, un colegio tiene configurados todos los niveles/secciones que se imparten en el colegio, por ejemplo, primaria, secundaria y preparatoria. Pero existen casos en los que la organización puede tener uno o más colegios que repiten estos niveles/secciones, para lo cual, se pueden generar otros colegios, en particular para casos donde estos colegios tienen personal independiente y se requiere una gestión independiente por colegio, de lo contrario, no es recomendable generar un colegio por nivel/sección.
¶ ¿Qué es un plantel en la plataforma?
El plantel es la ubicación física que puede agrupar aulas y alumnos aun cuando existe el mismo nivel/sección en ambos planteles, se recomienda configurar los planteles para cuando existan dichas agrupaciones, a fin de tener un mejor control para contabilizar alumnos y establecer horarios con las aulas en donde se imparten las clases.
¶ ¿Qué es un turno en la plataforma?
Comúnmente el colegio tiene un solo turno (matutino), pero existen casos que los colegios imparten clases e inscriben alumno en distintos turnos, la plataforma tiene la capacidad para registras los turnos necesarios dentro de la organización, por ejemplo, turno vespertino y nocturno.
¶ ¿En dónde se utilizan las aulas?
Las aulas están asociadas a los planteles, se utilizan cuando se realiza la configuración de los horarios y asociar la impartición de las clases, se toman en cuenta en los horarios para calcular los posibles conflictos de asignación duplicada de los recursos.
¶ ¿Cuál otro paso debo realizar al crear el ciclo escolar?
Para completar la configuración del ciclo escolar, deberás establecer las "configuraciones ciclo", lo cual, básicamente es generar los grupos escolares que serán impartidos en dicho ciclo. Estos grupos serán asociados a un Plantel > Turno > Nivel, lo cual es denominado "configuración ciclo".