La plataforma ofrece el servicio de facturación por medio de servicios de terceros, es decir, una conexión con otras plataformas soportas dentro del sistema. No tiene un costo adicional el activar este servicio, salvo los costos propios de cada proveedor del servicio de facturación.
Sugerimos consultar las opciones de integración vía API, revisar los costos por servicio y timbrado, para seleccionar el servicio que les sea más conveniente.
Los proveedores de servicio para facturación soportados actualmente son los siguientes.
¶ Servicios de terceros soportados
¶ Configurando la facturación
Para poder activar los servicios de facturación deberás contar con una cuenta activa de alguno de los proveedores de servicios de terceros soportados por ESCOLASTIA.
Sigue las instrucciones de cada proveedor para obtener la información necesaria para configurar el servicio.
¶ Jerarquía de configuración de los servicios de facturación
ESCOLASTIA cuenta con un mecanismo escalonado para realizar la activación del servicio de facturación, permitiendo tener uno o varios RFCs configurados.
Si solo se utiliza un único RFC, se recomiendo activar el servicio de facturación en los datos de la organización
Menú principal > Ajustes > Organización > ADMINISTRAR ORGANIZACIÓN
Por el contrario, si su organización cuenta con varios colegios y cada uno de estos cuenta con un RFC distinto por cada colegio, puede realizar la configuración a nivel del colegio.
Menú principal > Ajustes > Organización > ADMINISTRAR LOS COLEGIOS
De igual forma existe la opción de establecer el servicio de facturación por cada nivel académico (sección), con lo cual, y si fuera el caso, puede establecer un RFC por cada nivel académico.
Menú principal > Ajustes > Organización > ADMINISTRAR LOS NIVELES EDUCATIVOS
Luego entonces, si se configura un nivel inferior a la Organización, la que se toma para realizar la facturación es la establecida en dicho nivel inferior, siempre y cuando se encuentre ubicado en dicho nivel (colegio o nivel académico) al generar la factura.
En cada caso, al establecer los parámetros del proveedor de facturación, siempre deberás "PROBAR CONEXIÓN" para poder almacenar los datos configurados.
¶ Configurar los servicios a ser facturados
Con el proveedor de facturación establecido, es necesario determinar que Servicios podrán ser facturados dentro de ESCOLASTIA. Cada servicio tiene su propia configuración para poder generar la factura.
Menú principal > Ajustes > Organización > ADMINISTRAR LOS SERVICIOS
En el detalle del servicio existe una sección denominada Facturación, y una opción para habilitar el "Usar servicio de facturación".
Al habilitar esta opción se habilitan las secciones para establecer la configuración base, de la partida y de impuestos a utilizar para generar la factura.
¶ Foliador de facturación
Este foliador es independiente al foliador de servicios, comúnmente proviene del dato configurado en el sistema proveedor de facturación y es importante establecer los mismos valores que en dicho sistema.
Se recomienda crear un foliador por cada servicio de facturación
Se recomienda generar un nuevo foliador en los servicios de facturación en ESCOLASTIA a fin de que si es necesario generar facturas manualmente en su sistema de facturación no existan conflictos con los folios generados y no se tengan que sincronizar constantemente.
El valor del último folio debe coincidir con el último folio expedido en su sistema de facturación
¶ Consideraciones para las series de los folios en Enlace Fiscal
Debe asegurarse de que la Serie Comercial sea dada de alta para uso en API, de lo contrario, el proceso generará el error:
"La Serie del comprobante es incorrecta"
Se muestra un ejemplo de como debe estár configurada la serie.
¶ Complemento para Instituciones Educativas Privadas
Al activar esta casilla, el sistema genera automáticamente dicho complemento
Es importante establecer que el valor de la CURP, es ciertos sistemas (Facturama), es validado, por lo cual, si este dato es incorrecto en la información del alumno, no se generará la factura.
Debe verificar que el dato de Clave del centro en los datos del nivel educativo (sección) este establecido de igual forma, de lo contrario no se generará la factura.
¶ Armado de la descripción en la configuración de la partida
Al generar la factura, esta sólo genera una partida por cada servicio, el texto que conforma dicha partida puede utilizar cadenas de reemplazo a fin de completar con datos del sistema en dicho texto.
- %servicioNombre% = Nombre del servicio a facturar, por ejemplo, Colegiatura
- %periodoNombre% = Nombre del periodo (mes) de la fecha del pago.
- %cicloNombre% = Nombre del ciclo escolar
- %alumnoNombreCompleto% = Nombre completo del alumno
- %alumnoCURP% = CURP del alumno
- %alumnoGrado% = Grado académico del alumno
- %alumnoNivel%" = Nivel académico del alumno (sección)
Es importante establecer que estas cadenas deben comenzar y finalizar con el caracter %
Un ejemplo del texto de una partida puede ser:
%servicioNombre% CORRESPONDIENTE AL MES DE %periodoNombre% DEL ALUMNO(A): %alumnoNombreCompleto%, CURP: %alumnoCURP% DEL %alumnoGrado% GRADO DEL NIVEL %alumnoNivel%